Schon bei der Vorbereitung der Sitzung kann man auf die Gesprächsteilnehmer:innen eingehen, beispielsweise durch die Wahl des Besprechungsraums oder indem Tagesordnungspunkte (TOPs), die nur für einen bestimmten Teil der Anwesenden interessant sind, gleich zu Beginn oder ganz am Ende der Sitzung behandelt werden. Bei der Zusammenstellung der Tagesordnung sollte außerdem darauf geachtet werden, wie viel Zeit für das Gespräch zur Verfügung steht.
Die Gesprächsleitung sollte die Gesprächsthemen inhaltlich vorbereiten, sodass sie selbstbewusst in die Diskussion eingreifen kann, wenn irgendetwas falsch läuft. Dabei sind oft kurze schriftliche Notizen hilfreich, um das Thema einzugrenzen und um die Diskussion nicht abschweifen zu lassen.
Manchmal ist für einzelne TOPs auch eine Vorarbeit erforderlich, zum Beispiel, indem Unterlagen für die Gesprächsteilnehmenden kopiert werden oder indem für spezielle Fragen Referent:innen eingeladen werden. Man sollte auch daran denken, welche Medien und Materialien benötigt werden, zum Beispiel Beamer oder Flip Charts.
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